[ddownload id=”10486″]

Notulen 94^e J.A.V. van AKC Rohda,gehouden op donderdag 18 augustus 2016

 

1. Opening en notulen

 

De voorzitter opent de vergadering om 20:45 uur en heet eenieder van harte welkom.

 

De voorzitter constateert, dat het huidige bestuur aanwezig is. Er zijn voldoende leden aanwezig om deze J.A.V. rechtsgeldig te laten zijn. Waarvan akte!

 

Vervolgens houdt de vergadering 1 minuut stilte voor de Rohdianen, die het afgelopen verenigingsjaar zijn overleden.

 

Herman Rusche wordt bedankt voor zijn boeket rozen.

 

De notulen van de 93^ste J.A.V. van woensdag 26 mei 2015 worden, onder dankzegging aan de toenmalige secretaris, goedgekeurd.

 

De agenda wordt vastgesteld en er wordt één punt aan toegevoegd, te weten de ontwikkelingen met betrekking tot de BSO.

 

 

2. Mededelingen van het bestuur

 

De renovatie van de velden kost veel tijd en energie. Lenie en René zijn er erg druk mee (geweest). Volgens de gemeente zijn de velden op tijd klaar voor de Masters, die worden gehouden op 27 augustus a.s. Er zijn 6 nieuwe lichtmasten geplaatst, het scorebord is naar de andere kant van de velden gehaald en 22 augustus komt het nieuwe kunstgras.

Ook is het dak van het clubhuis vernieuwd. Het aanpassen/vervangen van de elektra van het clubhuis staat op de planning voor 2017.

Verder heeft het afgelopen jaar zich gekenmerkt door een groot aantal extra (externe) feesten, die door een relatief kleine groep vrijwilligers zijn verzorgd. Dank daarvoor.

 

3. Rekening en verantwoording penningmeester

 

4.1. Financieel jaarverslag:

Uit de “Winst- en Verliesrekening van de Stichting” blijkt dat er meer feesten zijn gefaciliteerd en er dus meer opbrengsten zijn gegenereerd. Ook is melding gemaakt van de dakreparatie.

De “Balans Beheerstichting Ookmeer” geeft geen aanleiding tot opmerkingen. Dit jaar zijn, zoals vorig jaar aangekondigd, nieuwe speeltoestellen uit de opbrengsten van de Club van 50 aangeschaft.

Op de vraag hoe het zit met de opheffing van de Stichting wordt hierna onder het ingevoerde punt “BSO” op terug gekomen.

Uit de “Winst- en verliesrekening van AKC Rohda” blijkt van een nog groter verlies dan vorig jaar. Dit als gevolg van achterblijvende opbrengsten op diverse terreinen, o.a. hogere reinigingskosten, een hogere elektrarekening en de afvalkosten. Het negatieve resultaat wordt ten laste gebracht van de balans.

De “Balans AKC Rohda” neemt dus af vanwege het negatief resultaat uit de Winst- en Verliesrekening, dat ten laste van de balans wordt gebracht. Dit kan echter niet lang doorgaan, want dan gaat de vereniging hieraan ten onder.

 

Aangezien er verder geen vragen of opmerkingen zijn, wordt vervolgens:

– De Winst- en Verliesrekening van de Beheerstichting Sportaccommodatie Ookmeer, onder dankzegging aan de penningmeester, goedgekeurd.

– De balans van de Beheerstichting Sportaccommodatie Ookmeer, onder dankzegging aan de penningmeester, goedgekeurd.

– De Winst- en Verliesrekening van AKC Rohda, onder dankzegging aan de penningmeester, goedgekeurd.

– De balans van AKC Rohda, onder dankzegging aan de penningmeester, goedgekeurd.

 

4.2. Verslag van de kascontrolecommissie:

De voorzitter geeft het woord aan Hans ten Rouwelaar. Hans ten Rouwelaar geeft aan dat hij nog steeds het enige lid, en dus voorzitter, is van deze commissie. Hij meldt dat de financiële administratie naar behoren is uitgevoerd. Het verslag van de Kascontrolecommissie is inmiddels opgesteld en door hem ondertekend. Hij verzoekt de J.A.V. dan ook om de penningmeester, onder dankzegging voor het gevoerde beleid, décharge te verlenen,” hetgeen onder applaus voor de penningmeester gebeurt.

 

4. Verantwoording bestuur

 

4.1 Terugblik 2015-2016

René geeft een presentatie met als titel “Gezond 100”.

Rohda wil als een gezonde vereniging haar 100-jarig bestaan gaan vieren over 6 jaar. Maar de vraag is of dit gaat lukken met de huidige ontwikkeling. Het gaat thans niet goed met de vereniging, niet qua aantallen leden (m.n. jeugd), vrijwilligers, maar ook financieel zijn we niet gezond. Dit moet anders. Andere Amsterdamse verenigingen hebben hun jeugd goed op peil (kijk naar Swift, BlauwWit, etc.). Rohda moet deze doelstelling dan toch ook kunnen behalen. De doelstellingen van Rohda voor de komende periode tot aan 2022 (100 jarig bestaan van de vereniging) zijn als volgt geformuleerd:

 

(Topkorfbal):                          Structurele hoofdklasser (1&2 (res) hoofdklasse)

3^e team op minimaal res. 1^e klasse

A1 minimaal overgangsklasse

B1 minimaal 1^e klasse

 

(Breedtekorfbal):                   3 seniorenteams zonder prestatie oogmerk

 

(Jeugdkorfbal):                      In iedere leeftijdscategorie minimaal 2 teams

 

(Goede randvoorwaarden):   Voldoende vrijwilligers

Voldoende financiële middelen

Voldoende nevenactiviteiten voor binding leden.

 

“Groen” betekent: op orde, “oranje” zit in de gevarenzone en “rood” is niet op orde.

 

Voornoemde doelstellingen worden aan de J.A.V. uiteengezet met het verzoek om akkoord en support om deze te kunnen bereiken. Hiertoe dienen voorstellen te worden gedaan om te doelstellingen te kunnen bereiken. Met name zal het ledenaantal (vooral bij de jeugd) flink moeten worden uitgebreid, met als logisch gevolg dat er ook financieel meer ruimte ontstaat en meer vrijwilligers kunnen worden gevraagd (denk aan o.a. ouders jeugdleden).

 

Opmerking:

• Zo mogelijk kan aan de doelstelling worden gewerkt door het nemen van kleinere stappen en het stellen van kleinere doelen, die wél haalbaar zijn? Opbouw kan per leeftijdscategorie gebeuren, te denken aan de jongste kleuters en lagere groepen. De prioriteit ligt voor het bestuur bij de jeugd. De basis is het beleid over 5 jaar, maar tussentijds dient te worden geëvalueerd. De doelstelling is een visie gericht op de toekomst, welke doelstelling ieder jaar operationeel moet gaan worden. Het is een ambitieuze doelstelling, maar wel reëel.

 

4.2 Werven of ….. (presentatie Errol Opering)

Errol geeft een presentatie met als titel “Werven of Sterven/behouden/verliezen”.

Momenteel beschikt Rohda over 30 spelende jeugdleden, een vermindering ten opzichte van vorig jaar met 12 leden. Ook hij komt tot de conclusie dat er meer moet gebeuren om jeugd te werven en/of te behouden door middel van een actief jeugdbeleid. De J.A.V. wordt dringend verzocht om hierin mee te denken en behulpzaam te zijn.

 

Opmerkingen t.a.v “werven of sterven”:

• Te denken valt in eerste instantie aan de opbouw vanuit het Kangoeroebestand. Meestal lukt dit wel gezien de leeftijd van deze doelgroep. Zij hebben vaak nog geen sport gekozen. Het is moeilijker om teams op latere leeftijd te behouden. Het plan is om te werven bij kinderen in de groepen 1 t/m 4.
• Welke bronnen kunnen hiertoe worden aangeboord? Gedacht wordt aan een samenwerkingsverband met de Amsterdamse korfbalverenigingen (hiervan is al grotendeels sprake), er wordt een schoolkorfbaltraject gestart met een naschoolse korfbalactiviteit, kennismakingslessen en een eindtoernooi. Daar kunnen de korfbalverenigingen (en dus ook Rohda) zich op een goede manier presenteren.
• Er is een BSO gevestigd in ons clubgebouw. Wordt daar ook iets op korfbalgebied mee gedaan? Momenteel nog niet vanwege het gebrek aan mankracht en mogelijkheden. Er zal een plan van aanpak kunnen worden opgesteld en ook ouders dienen hierbij te betrekken. Ouders zijn belangrijk voor de vereniging. Dit idee zal verder worden uitgewerkt. Hiervoor zijn wel vrijwilligers nodig, die dit gaan oppakken.
• Vanaf welke leeftijd kunnen kinderen lid worden? Dit kan al vanaf ongeveer 4/5 jaar (kangoeroeleeftijd).

 

Vastgesteld wordt dat er nog wel wat gemiste kansen zijn om Rohda als vereniging te promoten. Denk aan de sportmarkt op het Osdorpplein. Dit komt niet echt van de grond en geeft geen resultaat in het verhogen van het ledenaantal. Besloten is om hieraan in september geen energie meer te besteden, maar in het kader van de komende sportweek (oktober) op het eigen veld actief te zijn.

 

Opmerkingen:

• Waar komen nieuwe kinderen vandaag? Dit is een lastige vraag. Het afgelopen jaar is er één vriendje meegekomen. Voor de rest geen nieuwe invulling geweest.
• Gebleken is dat de succesvolste kanalen toch de scholen zijn, waar kennismakingslessen kunnen worden gegeven en een eindtoernooi wordt georganiseerd.
• De te benaderen scholen moeten in West zitten, niet te ver van het veld. Ouders moeten ook in staat zijn om de kinderen naar het veld te brengen. Ouders zijn belangrijk hierin.

Ivar is bereid om, samen met Errol, te bekijken welke scholen nu voor Rohda het meest interessant kunnen zijn. Daar een keuze in maken.

• Ook dient het korfbalimago te worden verbeterd richting kinderen.

 

Alle ideeën, zeer welkom bij Errol, zullen worden genoteerd en nader uitgewerkt en bekeken op haalbaarheid en inzet. Ook wordt gevraagd om eens in de eigen kring van gezin/familie/vrienden en kennissen te kijken naar potentiële nieuwe (korfbal)leden.

 

Opmerkingen ten aanzien van behouden:

• Het PAK speelt hierin uiteraard een grote rol.
• Er zijn kennelijk 12 kinderen gestopt, maar waarom? Reden is met name het vorig jaar incompleet spelen (met iedere keer andere invallers), en/of het niveauverschil tussen de spelers individueel. O.a. zijn maar liefst 6 A-spelers gestopt.
• Geconstateerd wordt dat er voor het komende seizoen, ondanks de afname van het aantal spelende jeugdteams, er nog niet eens voldoende trainers/coaches zijn! Dit moet nog nader worden ingevuld.
• Mogelijk is er een extra training in te lassen voor talenten. Dit kan echter pas nadat de invulling van het huidige trainingsschema is voltooid.
• Eventueel kunnen ouders worden opgeleid tot trainers? Dan zullen ouders toch eerst meer betrokken moeten worden bij de training. Bij aanvang van het seizoen zal ook aan de ouders deze presentaties worden gegeven.
• Niet alles draait bij Rohda om topkorfbal. Ook breedtesport dient te blijven bestaan en te worden ondersteund. De PR kan beter, maar input vanuit de vereniging is hierbij heel belangrijk, bijvoorbeeld door het plaatsen van een foto en/of verslag op de website of andere sociale media.

 

Als prioriteit voor het komende korfbaljaar wordt gedacht aan het oprichten van een F1 en E2-team. Daarmee beginnen. Hiertoe zal een actief beleid worden ontwikkeld en uitgevoerd.

Het werven van goede trainers is hiertoe noodzakelijk.

 

Aan de J.A.V. wordt gevraagd om mee te denken over en hulp te bieden bij het trainen van een jeugdploeg, de werving van nieuwe jeugdleden en aangeven van nieuwe ideeën en hierin mee te denken (informatie en aanmelden bij Errol).

 

PAUZE

 

4.3 Vrijwilligers (presentatie Kira Scheerman)

Kyra geeft een presentatie met als titel “Vrijwilligers Akc Rohda”.

Er is thans een tekort aan vrijwilligers. Er zijn ongeveer 20 vacatures binnen de diverse commissies. Relatief weinig leden doen meerdere vrijwilligerstaken. Een kwetsbaar bestaan. Het basisprincipe is als volgt geformuleerd: ieder lid (spelend (≥ 15 jaar) of niet-spelend, ouders van spelend kind (≤ 15 jaar) of donateur doet een vorm van vrijwilligerswerk voor AKC Rohda.

De leden dienen hiervoor zichzelf verantwoordelijk te voelen. Er komen geen sanctiemaatregelen.

Het plan van aanpak ziet er als volgt uit:

Stap 1: Inzicht krijgen in openstaande taken en voorkeuren van de leden d.m.v. enquêteformulier via de website. In overleg met de PR-commissie zullen deze taken ten uitvoer worden gelegd.

Stap 2: Het informeren van de leden en het verstrekken van nadere informatie over de inhoud van de taken per commissie en/of anderszins. De leden moeten weten welke taken er zijn en wat ze zouden kunnen invullen. Er komt hiervoor een nieuw enquêteformulier, welke aan de leden (en ouders) wordt voorgelegd.

Stap 3: De vrijwilligerscoördinator brengt potentiële vrijwilligers en commissies tot elkaar en bekijkt wat hiervoor nodig is, bijvoorbeeld in de vorm van een cursus en/of begeleiding.

Stap 4: Er komt een vast aanspreekpunt voor de vrijwilligers in de persoon van een vrijwilligerscoördinator of een commissievoorzitter.

Eén van de twee beoogde vrijwilligerscoördinatoren, zal Kira zelf zijn. Een tweede persoon moet nog worden gevonden.

 

Opmerkingen:

• Wat zijn de consequenties als blijkt dat het plan van aanpak niet gaat werken? Niet direct wordt gedacht aan het geven van sancties of het afkopen van een bepaalde verplichting. Het is namelijk juist de bedoeling dat een bepaalde taak wordt verricht, dus een beloning lijkt meer op zijn plaats als taken wél worden uitgevoerd. Mensen moeten er moreel op worden aangesproken als zij iets voor de vereniging kunnen betekenen.

 

Conclusie:

Er is een ernstig tekort aan vrijwilligers en vacatures op alle gebieden (Jeugdtrainers/coaches, scheidsrechters, bestuursleden, vrijwilligercoördinator, leden PR commissie, kantinecommissie, sponsorcommissie, onderhoudscommissie, zaalcommissie, etc.).

De planning is om op korte termijn een bestand te verkrijgen van specifieke vacatures en potentiële vrijwilligers, het tweede jaar moet het plan van aanpak in werking treden en vervolgens dient de voortgang in de gaten te worden gehouden.

De J.A.V. gaat unaniem akkoord met het voorgestelde plan van aanpak. Afgesproken wordt om het plan van aanpak op de Rohda site te plaatsen zodat ook andere leden hiervan kennis kunnen nemen.

 

5. BSO

 

De penningmeester legt uit dat de huidige BSO plannen heeft om het bedrijf te gaan verkopen. Er zijn hiertoe twee opties voor handen:

– verkoop aan een derde partij

– onderzoeken of de beheerstichting van Rohda de BSO kan “overnemen”.

De vraag aan de J.A.V. wordt gesteld of de vergadering akkoord is met het doen van onderzoek naar de mogelijkheden om de BSO door de stichting te laten overnemen. Dit betreft overigens nog steeds een allereerste oriëntatie over de wettelijke en financiële mogelijkheden van de Stichting. Voordelen zijn dat er meer binding is met de jeugd die van het clubhuis gebruik maakt, meer invloed op het beleid van de BSO en de zorg voor het clubhuis, en extra inkomsten vanuit de bijdragen van de jeugd, welke nu naar de BSO gaan. Nadelen zijn de grotere verantwoordelijkheid voor het reilen en zeilen van de BSO, veel regelwerk, werven van nieuwe kinderen en zo mogelijk zal een (betaalde) beheerder moeten worden aangesteld (financiële afweging).

De J.A.V. gaat ermee akkoord dat het bestuur de mogelijkheden onderzoekt voor een eventuele overname van de BSO. Als er sprake is van verdergaande onderhandelingen zal de J.A.V. middels een buitengewone algemene vergadering hiervan op de hoogte worden gesteld en om toestemming worden gevraagd.

Het bestuur wordt door de vergadering in overweging gegeven om na te denken over de wettelijke, financiële en belastingtechnische consequenties van het onderzoek. Het bestuur deelt desgevraagd mee dat de kosten van een onderzoek nog niet zijn vastgesteld. Echter, zij zal dit zo goedkoop mogelijk houden.

 

6. Begroting

 

In de begroting van de Beheerstichting Sportaccommodatie Ookmeer is rekening gehouden met een voorziening voor de post elektra, die volgend jaar vervangen moet gaan worden. Er is (nog) geen rekening gehouden met een eventuele overname van de BSO. Dit is nog te vroeg. De genoemde donatie betreft een jaarlijkse donatie van de stichting aan Rohda.

 

De begroting van AKC Rohda geeft opnieuw een nóg zorgelijker beeld dan vorig jaar en toont een verlies van € 16.500,-. De vergadering blijft dit, samen met het bestuur, een zorgelijke ontwikkeling vinden, nu de begroting al jaren onder nul uitkomt.

 

Opmerkingen/vragen:

• als “sportkleding” de kleding t.b.v. de selectie betreft, kan dit beter onder het kopje “topkorfbal” kan worden geplaatst. Dit zal in de volgende begroting worden samengevoegd. Ook de kleding voor nieuwe scheidsrechters vallen in deze reservering.
• Wordt het nieuwe beleid t.a.v. de ontwikkelingen, zoals gepresenteerd, vertaald naar de begroting? Beleid is dat een aantal “potjes” in de begroting worden vrijgemaakt voor het jeugdbeleid. Met het PAK zal overlegd worden hoe een en ander in te vullen. Te denken valt bijvoorbeeld aan de reservering voor de Spanjereis voor de junioren, waarvan al een aantal jaren geen gebruik is gemaakt. Dit potje mogelijk herbestemmen voor het jeugdbeleid en herbenoemen als “Reservering jeugd”.
• De jeugd en de vrijwilligers zouden eigenlijk als aparte post in de begroting moeten worden opgenomen. Hiervoor nog geen reservering gemaakt, vanwege de opvatting van het bestuur dat ook via andere kanalen (denk aan de Grote Club Actie) ook geld kan worden gecreëerd voor financiering van de activiteiten op dit gebied. In eerste instantie zal een goed plan van aanpak worden gemaakt (op jeugdbeleid), waarna zal worden gekeken naar de kosten en de financiële ruimte in de begroting. Er zal zorgvuldig moeten worden omgegaan met het begrotingstekort (dat nu al is ontstaan).
• Met de post “clubblad” wordt bedoeld het glossy magazine dat ieder jaar wordt uitgegeven ter gelegenheid van de start van het zaalseizoen.
• Het bedrag dat voor “training” op de begroting staat is bedoeld voor trainerskosten, zaalhuur, etc. Door het vertrek van de voormalige trainer is hierin een besparing ontstaan ten opzichte van vorige jaren.

 

Conclusie:

Het verlies in de begroting is pittig, zo stelt de J.A.V. vast. Het zou ambitieus zijn om minder verlies te maken in het komende jaar, zodat de begroting kan worden bijgesteld, maar dat mag niet leiden tot een kwalitatieve achteruitgaan, bijvoorbeeld voor de teams. Wel valt te denken aan kleinere besparingen, bijvoorbeeld door het zorgvuldig omgaan met materiaal, zodat deze langer meegaat. Eén besparing is er al, want de gemeente heeft toegezegd om 20 nieuwe palen te leveren voor het nieuwe veld.

 

De begroting wordt, met inachtneming van voormelde opmerkingen en aandachtspunten, vastgesteld.

 

7. Bestuursverkiezing

 

Raymond en Trea zijn aftredend en niet herkiesbaar.

Trea heeft wel aangegeven dat, zolang er nog geen nieuwe penningmeester beschikbaar is, zij de lopende zaken op zich zal nemen.

Daarnaast is een vacature voor een algemeen bestuurslid, waarvoor reeds een mogelijke kandidaat is benaderd. Dringend wordt verzocht om na te denken of zich op te geven voor een van de functies binnen het bestuur. Zonder bestuur geen vereniging.

 

8. Verkiezing commissies

 

Nu het bestuur geen wijzigingen in de commissies heeft ontvangen, worden deze vastgesteld. Aanvullingen worden nog hierin verwerkt. De commissies worden voor het verenigingsjaar 2016-2017 herkozen. Uiteraard zijn nieuwe aanmeldingen eveneens van harte welkom.

Voor wat betreft de sponsorcommissie wordt deze uitgebreid met Ivar en Kenny. Marco zal nog aanblijven om beiden in te werken.

 

De vrijwilligerscoördinator (Kira, René v.d. Hoogen en Ferdgie Imambaks) zal als een aparte commissie worden benoemd.

 

9. Rondvraag en sluiting

 

 

Hans ten Rouwelaar: Wil nog speciaal de penningmeester danken voor haar tomeloze inzet voor de vereniging en ondersteunt dit met een persoonlijk cadeau.

 

Herman Rusche: Zou graag een lijst beschikbaar hebben met de commissies en hun leden. Lenie zal hiervoor zorgen en dit inzichtelijk maken.

 

Ook bedankt hij het bestuur voor hun vele werk in het afgelopen verenigingsjaar. Dit wordt met applaus ondersteund door de vergadering.

 

Om 23.35 uur sluit de voorzitter de vergadering en bedankt een ieder voor zijn of haar inbreng.

 

 

Amsterdam, 25 augustus 2016

 

Therese ten Rouwelaar

(ad hoc notuliste en gevraagd door het bestuur van de AKC Rohda om deze vergadering te notuleren).